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知っておきたい、Gmailで溢れたメールを自動振り分けする方法

 Post by MML編集部

メールソフトを使っていた人がGmailを使うと、思うように操作ができず苦労します。特に利用期間が長くなればなるほどさまざまなメールを受信するため受信トレイの中身がごっちゃになり、メールを探すのが大変になることもあります。

今回はメールソフトのようにGmailで受信したメールを自動振り分け、使い勝手を向上する方法をご紹介します。

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Gmailのメールを整理するには?

Gmailのメールを整理するためには、フィルターとラベル機能を利用するのが有効です。Gmailのフィルターとラベル機能は、メールアドレスやキーワードを設定すると自動的にメールを整理し、ラベルも付けてくれる機能です。メールソフトの自動振り分け機能に近い機能です。

Googleのラベルはメールソフトのフォルダと似たような機能なのですが、若干の違いがあり、そこが分かりにくいという方も多いようです。Googleではラベルとフォルダの違いについて以下のように説明しています。

■フォルダの特徴

  • 1つのメールは 1つのフォルダにしか保存できない。
  • メールを取り出すときに、どこに保存してあるかを思い出さなければならない。
  • フォルダを指定して検索できないこともある。

■ラベルの特徴

  • 1つのスレッドに複数のラベルを付けることができる。
  • [受信トレイ]、[すべてのメール]、[送信済みメール] など複数の場所からスレッドを参照でき、後で探しやすい。
  • ラベルでスレッドを検索できる。

では、Googleのフィルターとラベルを活用して自動的にメールを振り分け、使い勝手を向上させる方法を紹介します。

メールを振り分ける方法は?

「大事なメールは別のフォルダを作成して確認したい」という場合、メールを振り分ける方法を行います。まず、メール詳細ページの右上にある▼ボタンをクリックし、「メールの自動振り分け設定」をクリックします。

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すると、検索オプション画面が開き、「From」の部分に対象のメールアドレスが挿入されます。フィルターの設定がそれでよろしければ画面右下の「この検索条件でフィルターを作成」をクリックします。

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すると、検索条件で指定したメールをどうするか条件を設定する画面が開きます。その中でラベルを付けるにチェックを入れ、リストボタンの中から「新しいラベルを選択」をクリックします。すると新しいラベルの入力画面が表示されますので、お好みの名称を入力してください。

その後、画面右下のフィルタを適用するチェックボックスにチェックを入れると、対象のメールが全てラベルの設定ができます。その後、「フィルタを作成」ボタンをクリックすると終了します。

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作成すると画面左側のメニューバーに作成したラベルが表示されます。このメニューをクリックすると対象のメール一覧が表示されます。

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受信トレイを飛ばす方法

「受信トレイにメールを入れず、対象ラベルだけにメールを入れたい」場合は以下のような設定を行います。まず、フィルターの設定画面を開き、受信トレイにチェックを入れ「フィルターを更新」ボタンをクリックすると、対象のメールは受信トレイをスキップします。

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受信メールを自動的に「既読」「削除」する方法

「内容が分かるような確認メールや完了メールを毎回既読へ変更するのは億劫なので既読のままメールを受信したい」という場合は、フィルターの設定画面で「既読にする」にチェックを入れると、今後は既読として受信できます。

また、「不要なダイレクトメールを受信せず自動的に削除したい」場合は、フィルターの設定画面で「削除する」にチェックを入れると、ゴミ箱へ移動されます。

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例えば「全てのメールを既読にするつもりはないけど、件名に完了と入っているメールだけ既読にしたい」という場合は、検索オプション画面の「件名」に既読する条件のキーワードを入れます。

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「迷惑メール」に受信メールを入れない方法

「必要なメールに限って迷惑メールに格納されるので、できればメールが入らないようにしたい」という場合は、検索オプション画面からFromの項目に「.*」と入力し、フィルターの設定画面で「迷惑メールにしない」にチェックを入れると適用されます。

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いかがでしょうか。フィルターとラベルを活用した設定方法は他にもありますが基本的な設定はこれで大丈夫です。自動振り分け設定がお済みでない方は一度チャレンジされてはいかがでしょうか。